Acil durum planlamasında dört adım

Acil Durum Planlamasında Dört Adım 1.Adım — Planlama Takımı Oluşturmak 2.Adım — Tehlikelerin ve Olanakların Analizi 3.Adım — Planın Geliştirilmesi 4.Adım — Planın Uygulanması

1.ADIM – PLANLAMA TAKIMI OLUŞTUR. Acil durum planını ortaya çıkarmaktan sorumlu kişi yada grup öncelikle görevlendirilmelidir. Bu görevlendirme için aşağıdaki hususlar göz önüne alınabilir. 1. Takımı Şekillendirmek – planlama takımının büyüklüğü binanın, tesisin işleyişine, faaliyetlerine, ihtiyaçlarına ve kaynaklarına bağlı olarak değişecektir. Genellikle bir grup insanı görevlendirmek en iyi yoldur. >br>Çünkü: a) Süreçte daha fazla insanın konuyla ilgilenmesini sağlar. Grup içindeki ve dışındaki kişilerin katılım vermesini cesaretlendirir. b) Katılanların ortaya koyabilecekleri verebilecekleri enerji ve vakti arttırır. c) Planlama sürecinin önemini ve görülebilirliğini arttırır. d) Konulara daha geniş bir görüş açısıyla yaklaşımı sağlar. Aktif üyenin kim olabileceğini ve danışman kapasitesi ile kimin çalışabileceğini saptayınız. Çoğunlukla yaşandığı gibi aslında işin çoğunu bir yada iki kişi yapacaktır. Takımı bir grup insandan oluşturmakla en azından, tüm fonksiyonel alanlardan bilgi ve veri sağlayabilirsiniz.: DAHİLİ a) Üst yönetim b) Orta yönetim c) İşçi d) İnsan kaynakları e) Mühendislik ve Bakım f) İş ve işçi güvenliği, sağlık ve çevre g) Halkla ilişkiler h) Güvenlik i) Toplumsal ilişkiler j) Satış ve pazarlama k) Yasal temsilci l) Finans ve satın alma HARİCİ m) Yerel Otorite ( Muhtarlık, Kaymakamlık, Valilik ) n) Sivil Savunma, İtfaiye, Sağlık Müdürlüğü, Emniyet, STK’lar Üst yönetim tarafından yazılı görevlendirilen katılımcılarla çalışmaya özen gösteriniz. Görev tanımlarının olması keza bu görevlendirmeyi kuvvetlendirecektir. 2. Otoriteyi kurmak – yönetimin taahhüdünü, sözünü gösteriniz. Planı oluşturmak için, gereken adımları atmaları için, planlama grubuna yetki ve sorumluluk vererek, işbirliği ve destek atmosferinin oluşmasına yardım ediniz. Grup bir üst yönetici tarafından yönetilmelidir. Grup üyeleri ve grup lideri arasında açık bir yetki ve otorite çizgisi kurunuz. Her şeye rağmen bunun serbest fikir akışını engelleyecek kadar katıda olmasını engelleyiniz 3. Bir misyon yayınlamak –üst yöneticinin şirketin acil durum yönetimine verdiği önemi, bu konudaki taahhüdünü gösterecek bir misyon belirlenmesini sağlayınız. Bu şunları içermelidir: Planın amacı ve bunun bütün organizasyonu ilgilendirdiği belirtmelidir. Ayrıca Planlama grubunun yapısını ve yetkisini belirtmelidir. . 4. Takvim ve Bütçe Tahsis etmek – bir çalışma takvimi ve planlama için son mühlet saptayınız. Zaman sınırları ve çizgileri, öncelikler daha net tanımlanmaya başlayınca değiştirilebilir. Plan geliştirme sürecinde gerekebilecek araştırma, yazım ve baskı, seminer, danışmanlık, ve diğer masraflar için dahili bir bütçe oluşturunuz. 2.ADIM – TEHLİKE VE OLANAKLARI ANALİZ ET. Bu adım olası tehlikeler, acil durumlar hakkında; mevcut kapasite, olanaklar hakkında bilgi toplamayı zorunlu kılar. Ve hemen arkasından tesisin binanın kurumun acil durumları ele alma olanağını belirlemek için hasar görebilirlik (tehlikeye maruz kalma) analizinin gerçekleştirilmesini gerektirir. 1. ŞU ANDA NE DURUMDASIN? Durum Tespiti. Dahili plan ve prosedürleri gözden geçiriniz Dahil edilecek ve incelenecek belgeler: a) Tahliye Planı b) Yangından Korunma Planı c) İş ve işçi güvenliği ve sağlığı programı d) Çevresel politikalar e) Güvenlik prosedürleri f) Sigorta programları g) Finans ve satın alma prosedürleri h) Kurum, Tesis Kapatma, İşe ara verme ve Tatil etme Prosedürleri i) İşçi el kılavuzları j) Tehlikeli madde planları k) Süreç, İmalat emniyet değerlendirmesi l) Risk yönetim planı m) Sermaye geliştirme programı n) Ortak yardım anlaşması, protokolleri 2. Dışardan gruplarla toplantı yapılması Resmi kurumlarla, gayrı resmi kurum ve kuruluşlarla, sivil toplum kuruluşlarıyla görüşünüz. Potansiyel acil durumlar ve planlar ve bunlara müdahale etmek için kaynakları sorunuz. Sorgulayınız. Yararlanacağınız bilgi kaynakları şunları içerir: a) Valilik, Kaymakamlık b) Belediye Başkanı c) Sivil Savunma d) Afet Yönetim Merkezleri e) Sivil Toplum Kuruluşları f) Belediyenin ilgili birimi g) İl, İlçe Acil durum Teşkilatı h) İtfaiye i) Polis j) Acil Tıbbi Servisler k) Kızılay l) Meteoroloji m) Bayındırlık ve İskan / Fen İşleri ve İmar n) Planlama komisyonu o) Telefon şirketleri p) Elektrik, Su, Gaz kurumları q) Komşu işyerleri r) Üniversiteler 3. Kodlar, Kurallar, Tüzük ve Yönetmeliklerin saptanması Mevcut, tüzük ve yönetmelikleri saptayınız: a) İş ve işçi güvenliği ve sağlık uygulamaları b) Çevresel uygulamalar c) Yangın kodları d) Sismik güvenlik kodları e) Ulaşım uygulamaları f) Bölgelere ayırma uygulamaları g) Polis ve zabıta ve jandarma gibi kolluk hizmeti uygulamaları 4. Kritik Ürün, Malzeme, Servis ve Hizmetlerin saptanması Yedek sistemlere olan ihtiyacı belirlemek için ve olası acil durum etkilerini, hasarı değerlendirmek için bu bilgiye ihtiyacınız olacaktır. Gözden geçirilecek alanlar: a) Ürünler, malzemeler, aygıtlar, aletler, hizmetler ve üretim araçları b) Çeşitli kiralama hizmetleri veren firmalar, üreticiler ve tedarikçiler tarafından sağlanan mal ve hizmetler c) Altyapı ve Üstyapı servisleri d) Tesis ve kurumların Binanın normal iş akışı için elzem olan personel, ekipman ve operasyonlar 5. Dahili Kaynaklar ve kapasitelerin saptanması Bir acil durumda gerekecek kaynaklar ve kapasiteler şunları içerir: a) Personel – itfaiye, sivil savunma, tehlikeli madde müdahale takımı, acil tıbbi servisler, güvenlik, acil durum yönetim grubu, tahliye takımı, halkla ilişkiler b) Ekipman – yangından korunma ve yangın söndürme ekipmanı, haberleşme ekipmanı, ilkyardım malzemesi, acil durum malzemesi, uyarı ve ikaz sistemleri, acil durum güç ekipmanları, dekontaminasyon ekipmanları c) Tesis,Kurum,Bina – acil durum operasyon merkezi, medya basın merkezi, basın brifing salonu, barınak ve sığınaklar, ilkyardım istasyonları, hijyen ve temizlik tesisleri d) Organizasyonel kapasite — eğitim, tahliye planı, işçi destek sistemi e) Yedek sistemler – aşağıdakileri sağlamak için diğer tesis, kurum, binalarla anlaşmalar: i. Personel ii. Haberleşme iii. Üretim iv. Müşteri hizmeti v. Paketleme ve taşıma vi. Bilgi sistemleri vii. Acil durum güç aygıtı viii. İyileştirme.desteği 6. Harici Kaynakların saptanması Acil durumda gerekecek bir sürü harici kaynak vardır. Bazı durumlarda resmi anlaşmalar, protokoller tesisin kurumun binanın aşağıdakilerle ilişkisini irtibatını saptamak için gerekli olabilir: a) Afet yönetim merkezi b) Yerel acil durum merkezi c) İtfaiye d) Sivil Savunma e) Tehlikeli madde müdahale organizasyonu f) Acil durum tıbbi servisler g) Hastaneler h) Polis i) Toplumsal hizmetleri sunanlar j) Sivil Toplum Kuruluşları k) Altyapı ve Üstyapı l) Müteahhit m) Acil durum ekipmanı tedarikçisi n) Sigortacı 7. Sigortaların gözden geçirilmesi Tüm riskler için sigortacılarla görüşünüz 8. Hasar Görebilirlik Analizi Yapılması Tesisin, kurumun, binanın hasar görebilirlik (tehlikeye maruz kalma) analizi bir sonraki adımdır. – Olasılıklar ve her bir acil durumun potansiyel etkisi ele alınır.. Ekler kısmında yer alan Analiz haritasını kullanınız. Bu analiz; olasılıkları belirlemeyi, etkileri tahmin etmeyi, kaynakları değerlendirmeyi, nümerik bir sistem kullanarak zorunlu kılar. Düşük skor en iyisidir. 9. Potansiyel Acil Durumların listelelenmesi Afet Yönetim Merkezi, Acil durum yönetim birimince de belirlenen konularıda dahil ederek tesisi, kurumu, binayı etkiyebilecek bütün acil durumları ilk sütunda alt alta listeleyiniz: a) Tesis, Kurum, Binada olabilecek acil durumlar b) Topluluk da, ilçede, ilde olabilecek acil durumlar Dikkate alınacak diğer faktörler: Tarihi – Tesiste, toplumda, binada, kurumda, ilçede, ilde daha önce meydana gelmiş acil durumlar, olan olaylar nelerdir? a) Yangın b) Şiddetli hava muhalefeti c) Tehlikeli madde döküntüsü d) Ulaşım kazaları e) Depremler f) Fırtınalar g) Hortumlar h) Terörizm i) Altyapı,Üstyapı kesintisi, yetersizliği Coğrafik – Tesis,Kurum,Binanın yeri gereği neler olabilir? Aşağıdakileri hatırla: a) Sel yataklarına, sismik faylara, barajlara yakınlık b) Tehlikeli madde taşıyan üreten şirketlere yakınlık c) Büyük taşıma, ulaşım rotalarına havaalanlarına yakınlık d) Güç İstasyonlarına yakınlık Teknolojik – Bir imalat sürecinde yada sistemindeki arızanın sonucunda neler olabilir Olasılıklar şunları içermelidir: a) Yangın,patlama,tehlikeli madde kazaları b) Güvenlik sistemleri hatası, kesintisi c) Haberleşme hatası, kesintisi d) Bilgisayar sistem hatası, kesintisi e) Güç, elektrik kesintisi f) Havalandırma , Isıtma sistem kesintisi g) Acil durum haber verme sistemi hatası İnsan Hatası – İnsan hatası sonucu hangi acil durumlar olabilir? Çalışanlar güvenli çalışmak için eğitilmiş mi? Acil durumda ne yapacaklarını biliyorlar mı? İnsan hatası işyerinde acil durumlarının oluşmasında en önemli ve belkide sıralamada en birincil hatadır. Aşağıdaki durumların sonucunda oluşabilir: a) Zayıf eğitim b) Zayıf bakım c) Dikkatsizlik d) Kötü davranış e) Suiistimal f) Yorgunluk Fiziksel – Tesisin, Kurumun, Binanın proje ve yapım hatası nedeniyle hangi acil durumlar olabilir? Tesis,kurum,bina; güvenlik gereksinimini arttırıyor mu? Aşagıdakileri dikkate alınız: a) Tesisin,kurumun,binanın fiziksel yapısı b) Tehlikeli madde işlemleri ve ürünleri c) Patlayıcı depolayan tesis,kurum,bina d) Ekipmanların yeri tanzimi e) Işıklandırma f) Tahliye rotaları ve çıkış kapıları yolları g) Barınak sığınaklara yakınlık Yönetsel – Hangi acil durum ve tehlikelerle uğraşmakla yükümlüsünüz? Başlangıcından sonuna kadar bütün olası acil durumları analiz ediniz. Aşağıda bahsi geçen durumların sonucunda neler olabileceğini dikkate alınız: a) Tesis,kurum,binaya ulaşım engellenmiş b) Elektrik Güç kaybı c) Haberleşme hatlarının devre dışı kalması d) Gaz hatlarında kırılma kopma e) Su hatlarında hasar f) Duman hasarı g) Yapısal hasar h) Hava ve su kaynaklarının kirlenmesi i) Patlama j) Bina çöküşü k) Sıkışan insanlar l) Kimyasal bir maddenin salıverilmesi 10. Olasılıkların Tahmin edilmesi Olasılık sütünün da, her acil durumun oluşma gerçekleşme olasılığını derecelendiriniz. Bu sübjektif bir karardır. Öznel kişisel bir karardır, bununla birlikte yararlıdır. 1 en düşük olasılığı 5 en yüksek olasılığı gösterecek şekilde 1 den 5 e kadar basit bir sınıflandırmayı kullanınız. 11. Potansiyel insanlara etkilerin değerlendirilmesi Her acil durumun olası insanlara etkisini analiz ediniz. – yaralanma ve ölüm olasılığı gibi. Hasar görebilirlik( Tehlikeye maruz kalma ) şablonunda insan etkisi sütununda bir derecelendirme yapınız. 1 düşük 5 yüksek olasılığı gösteren 1 den 5 e sınıflandırmayı kullanınız. 12. Potansiyel Mal ve mülklere etkilerin değerlendirilmesi Potansiyel mal ve mülk kaybı ve hasarını dikkate alınız. Gene yukarıdaki gibi ilgili sütunda sınıflandırma yapınız. Aşağıdakileri dikkate alınız: a) Yerine koyma maliyeti b) Geçici olarak yeniden yerleştirme, kurma maliyeti c) Tamir maliyeti Not: Yapılan bir çalışmada bir bankanın hasar görebilirlik (tehlikeler maruz kalma) analizinde küçük bir yangın komple bilgisayar sisteminin devre dışı kalması kadar, sisteme, işe, iş hayatına katostrafik zarar verebileceği görülmüştür. Planlama grubu banka çalışanlarının yangın söndürücüsünün nasıl kullanılacağını bilmediklerini ve bankanın tahliye veya acil durum müdahale sisteminin olmadığını keşfetmişlerdir… 13. Potansiyel İşe Etkilerin saptanması Piyasa payının olası kaybını dikkate alınız. İlgili sütunda 1 düşük 5 yüksek olacak şekilde 1 den 5 e kadar sınıflandırınız. Aşağıdaki etkileri değerlendiriniz: a) İşe ara verme işin kesilmesi b) İşe gelemeyen işçiler c) Tesise,kuruma,binaya ulaşılamaması d) Kontratların ve anlaşmaların yerine getirilememesi e) Ceza ve yasal masraf ödemesiyle karşılaşma f) Kritik malzeme, kritik mal ve hizmetlerin kesintiye uğraması g) Mal ve hizmet dağıtımın kesintiye uğraması 14. Dahili ve Harici Kaynakların Değerlendirilmesi Kaynakların ve müdahale kabiliyetinin değerlendirilmesi işidir. Bunun içinde aynı sınıflandırmayı yapınız. Daha düşük skor en iyisidir. Bunu yaparken yardımcı olacak, müdahale için gerekebilecek her kaynağı ve başlangıcından sonuna kadar olası her acil durumu dikkate alınız. Her acil durum için şu soruları sorunuz: Biz ihtiyaç duyulan kaynaklara ve müdahale için kapasitelerine sahip miyiz? Harici kaynaklar bu acil durum için bizim ihtiyaç duyduğumuz şekilde ve acil olarak müdahale edebiliyormu yoksa hizmet vermek için başka önceliklerimi var? Eğer cevaplar evetse, bir sonraki değerlendirmeye geçiniz. Ama cevaplar hayırsa, problemi düzeltmek çözmek için neler yapabileceğini saptayınız. Örneğin aşağıdakileri yapmak zorunda olabilirsiniz: a) Ek acil durum prosedürleri geliştirmek, oluşturmak b) Ek eğitimler yapmak c) Ek malzeme ve ekipman elde etmek d) Yardım anlaşmaları, protokolleri tesis etmek e) Özel müteahhitlerle anlaşmalar tesis etmek 15. Sütunların toplanması Her acil durum için skorları toplayınız. En düşük skor en iyidir. Ama bu sübjektif bir değerlendirmedir. Karşılaştırmalar planlama ve kaynak önceliklerini belirlemeye yardımcı olacaktır. Not: Kaynakları değerlendirirken, acil durum çalışanları, sivil toplum kuruluşları, polis, paramedik, itfaiyeciler – kendilerine ihtiyacın en fazla olduğu noktaya kaynaklarını toplayacaklardır. Yada kendileri birer kazazede olacaktır ve hemen müdahalede bulunma imkanları olamayacaktır. Buda sizin tesisinize,kurumunuza,binanıza müdahalenin gecikebileceği demektir. 3.ADIM – PLANI GELİŞTİR. Şimdi bir acil durum planı geliştirmek için hazır olabilirsiniz. Bu kısım bunun nasıl olacağını gösteriyor. PLANIN PARÇALARI Plan aşağıdaki temel parçaları içermelidir. 1. Yönetim Özeti - Yönetim Özeti takip eden aşağıdaki konularla ilgili özet bilgi verir: a) Plan amacı; b) Tesis,kurum,binanın acil durum yönetim politikası; c) Kilit personelin sorumluluk ve yetkileri; d) Meydana gelebilecek olabilecek acil durum tipleri; e) Müdahale operasyonlarının nereden idare edileceğini. 2. Acil Durum Yönetiminin Elemanları - Planın bu kısmı acil durum yönetiminin kilit elamanlarının tesisi, kurumun, binanın yaklaşımını özetle verir, ki bunlar: a) Yönetim ve Kontrol b) Haberleşme c) Can Güvenliği d) Mal ve Mülkün Korunması e) Halka ulaşma f) İyileştirme ve restorasyon g) Yönetim ve lojistik. Bu elemanlar, tesisin, kurumun, binanın operasyonları yürütürken, personel ve ekipmanı korurken izleyeceği acil durum prosedürlerinin temelidir. 3. Acil durum Müdahale Prosedürleri – Prosedürler acil durumlara tesisin, kurumun, binanın nasıl müdahalede bulunacağını belirler. Bunları mümkün olduğu anda, orta ve üst yönetim, birim müdürleri, müdahale personeli ve işçilerin kolayca ulaşabileceği kontrol listeleri serisi olarak geliştiriniz. Hangi aksiyonların gerektiğini saptayınız: a) Durumu değerlendirme b) Özellikle ilk üç günde çalışanları, ziyaretçileri, ekipmanları, önemli kayıtları, ve diğer varlıkları koruma c) İşin ve hizmetlerin tekrar ayağa kaldırılması. Bomba tehdidi, hortum, sel, deprem gibi durumlar ve aşağıdaki gibi işlevler için özel prosedürlere ihtiyaç duyulabilir a) Çalışanları ve ziyaretçileri müşterilerin uyarılması, ikazı b) Personel ve müdahalecilerle haberleşmek c) Tahliyenin yapılıp herkesin sayılması d) Müdahale aktivitelerinin yönetimi e) Acil durum yönetim merkezini aktive etmek ve çalıştırmak f) Yangınlarla mücadele etmek g) Tesisi,kurumu,binayı kapatmak h) Önemli kayıtları korumak 4. Destek belgeleri – Acil durumda gerekebilecek belgeler: Acil durum çağrı listesi — (cüzdan sığacak şekilde mümkünse) acil durumlara müdahale ile ilgili herkesin listesi, 24 saat erişilebilir telefonları ve sorumlulukları: Aşağıdakileri de içeren bina ve alan haritaları: a) Tesisat kesme kapama yerleri b) Su hidrandı c) Su vanaları d) Su hatları boruları e) Gaz vanaları f) Gaz hatları boruları g) Elektrik kapama yerleri h) Elektrik ara dağıtım noktaları i) Fırtına kanalları, Lağımlar j) Kanalizasyon hatları k) Her binanın yeri (sokak ismi bina ismi dahil) l) Kat planları m) Alarm ve indikatörler n) Yangın söndürücüleri o) Yangın söndürme sistemleri p) Çıkışlar q) merdivenler r) kaçış rotaları s) yasak alanlar t) tehlikeli maddeler (temizleme ve kimyasalları) u) pahalı değerli şeyler 5. Kaynak listeleri – kaynakların listesi (ekipman, malzeme, hizmetler) acil durumda ihtiyaç duyulacak; diğer kurumlar ve resmi kurumlar ile yardımlaşma anlaşmaları. Acil durumda, bütün personel mutlaka bilmelidir: 1. Benim rolüm ne? 2. Ben nereye gideceğim? Bazı tesisler,kurumlar,binalar aşağıdakileri geliştirmek zorundadır: a) Acil durum kaçış prosedürleri ve rotaları b) Tahliye öncesi kritik işleri operasyonları yürütecek personelle ilgili prosedürler c) Tüm çalışanları, ziyaretçileri, müşterileri, müteahhitleri tahliye biter bitmez saymak için prosedürler d) Görevlendirilen çalışanlar için kurtarma, tıbbi, görevler e) Acil durumları rapor etme prosedürleri f) Planla ilgili irtibat kurulacak birim ve kişilerin isimleri PLANIN GELİŞME SÜRECİ Planı geliştirmek için aşağıdaki konuları değerlendiriniz. 1. Fırsatlar ve Öncelikli Aktivitelerin Belirlenmesi – Özel hedefleri ve dönüm noktalarını belirleyiniz. Görevleri kimin , ne zaman icra edeceğini listeleyiniz. Hasar Görebilirlik analizlerinde belirtilen kaynakların eksiklerini ve problemli alanları nasıl adlandırılacağınızı saptayınız. 2. Planın yazılması – Planlama grubunun her üyesine bir kısmın yazılması görevini veriniz. Her kısım için uygun formatı saptayınız. Belirli hedeflerle agresif bir zaman takvimi tesis ediniz. İşin tamamlanması için yeterli zamanı veriniz. Ama görevlerin uzayıp gitmesine imkan vermeyiniz. Aşağıdakiler için bir takvim belirleyiniz: a) İlk taslak b) Gözden geçirme c) İkinci taslak d) Masa başı egzersiz e) Son taslak f) Yazdırma ve baskı g) Dağıtım 3. Eğitim takvimi tesis etme – Tesis, kurum, bina eğitim takvimi geliştirecek birim veya kişiyi belirleyiniz. Eğitimle ilgili özel konular için 4.Kısım ’a başvurunuz. 4. Harici organizasyonlarla koordinasyon – Sivil toplum kuruluşlarıyla, resmi kurumlarla, düzenli olarak toplantı yapınız. Resmi kurumlara acil durum planı yapmakta olduğunuzu bildiriniz. Sizin durumunuza göre yasal ve kanuni olarak onay ve izinleri gerekmeyebilir ama yinede değerli görüş ve katkılarını vereceklerdir. Acil durumları raporlamak için yasal şartları ve gereksinimleri saptayınız, ve prosedürlerinize bunları dahil ediniz. Harici birimler üzerinde müdahalenin kontrol protokollerini saptayınız. Çalışılması gereken bazı detaylar aşağıdadır: a) Müdahaleciler hangi girişi kapıyı kullanacaklar? b) Kime ve nerde rapor verecekler? c) Nasıl belirlenecekler? d) Harici müdahalecilerle personel nasıl haberleşecek? e) Müdahale aktivitelerinden kim sorumlu olacak? Acil durumda tesise kuruma binaya giriş izni verilecek personel için yetkililerin nasıl bir teşhis yöntemi uygulayacağını belirleyiniz. Engellilerin ve yabancıların ihtiyaçlarını saptayınız. Mesela, tahliye gerektiğinde görmeyen bir çalışana eşlik edecek bir eş, (body) görevlendirilebilir. Belli başlı aktiviteleri engelleri nedeniyle yapamayan; görme, işitme, duyma, nefes alma, hareket etme, öğrenme gibi fiziksel veya akli zayıflıkları olan engellilerle ilgili bir yasa yönetmelik bizde henüz yürüklükte olmamasına rağmen bu konudaki çalışmaların meclis nezdinde beklediğini söyleyebiliriz. Acil durum planlama öncelikleriniz yasal gerekliliklerden etkilenebilir. Belki de düşük bir olasılık olan bir durum için sadece bu tip yasal zorunluluklar sonucu planınızın uyum sağlaması gerekebilir ve bu yüzden sizde bazı özel fonksiyonları özel olarak planlarınıza dahil etmek zorunda kalabilirsiniz. 5. Diğer birimlerle(harici-dahili) irtibat sağla – Aşağıdakileri öğrenmek için birimlerle irtibat kurunuz: a) Sizin ve diğer birimlerin tebliğ bildiri gereksinimi b) Yardım ve desteklerin nerede ihtiyaç duyulacağı hususlar c) Acil durumda birimlerin birbirini nasıl destekleyecekleri d) Kilit personelin isim,telefon, irtibat numaraları adresleri Bu bilgileri uygun standart operasyon prosedürlerine ekleyiniz. 6. Gözden geçir, Eğitim yap ve tekrarla – Grup üyelerine ilk taslakları gözden geçirmeleri için dağıtınız. İkinci bir gözden geçirme için, kilit acil durum sorumluluğu olan personel ve yönetimle masa başı egzersizi yürütünüz. Bir konferans odasında, bir acil durum senaryosu karşısında katılımcıların kendi sorumluluklarını ve duruma karşı nasıl davranacaklarını nasıl tepki vereceklerini tartışınız. Bu tartışmalara dayanarak, kargaşa ve düzensizlikleri ve üst üste binen alanları saptayınız ve planları buna göre değiştiriniz. 7. Son onay – Üst yönetici ve yönetim için bir brifing ayarlayıp yazılı onaylarını alınız. 8. Planı dağıt – Son planı dosyalayınız ve her kopyayı numaralandırınız. Planı alan her birey bunu imza karşılığı almalı ve planda yapılacak değişiklik sayfalarını plana eklemek planı güncelleştirmekten sorumlu olmalıdır. Planın hangi kesimlerinin gizli olduğunu hangi kısımların paylaşılabileceğini saptayınız. Planı aşağıdakilere dağıtınız: a) Üst yönetici ve orta yönetim b) Acil durum organizasyonun kilit üyeleri c) Başkanlık, genel müdürlük d) Acil durum müdahale güçleri Kilit personelin evlerinde planın bir kopyasını emniyetli şekilde sakladığından emin olunuz. Çalışanlara eğitim takvimi ve plan hakkında bilgi veriniz. Daha iyi koordinasyon için acil durum planlarını güçlendiriniz. Güvenlik ve sağlık planı, yangından korunma planı, döküntü ve serpinti önleme kontrol planı, diğer planları bir bütünleşik ayrıntılı plan altında toplamak bütünleştirmek gerekir. 4.ADIM – PLANI UYGULA. Uygulama; acil durumda planın basitçe egzersiz edilmesinden daha çok şey ifade eder. Planın değerlendirilmesi, operasyon ve hizmetlere planın entegre edilmesi, hasar görebilirlik analizi esnasındaki tavsiyelere uymak demektir. A. Operasyonlara, hizmetlere planın entegre edilmesi Acil durum planlaması bir kurum kültürü haline gelmelidir. Farkındalık sağlamak; personeli eğitmek; prosedürleri test etmek; tüm yönetim kademelerinin dahil edilmesi; planlama prosesinde tüm birimleri, toplumun dahil edilmesi; personelin günlük yaptığı işlerin bir parçasının acil durum yönetimi olmasını sağlamak gibi olanaklar, fırsatlar mutlaka yaratılmalıdır. B. Aşağıdakileri sorarak planın nasıl entegre edildiğini test et: a) Planda belirtilen sorumlulukları orta kademe yönetimin ne kadar iyi destekliyor? b) Acil durum plan kavramları tesisin,kurumun,binanın personel, finansal, ve kayıt sistemine tamamen birleştirildi mi? c) Acil durum sorumluluklarını daha iyi belirtecek iş tanımlarının saptanması ve çalışanların tahliyesi süreci nasıl yapılacak? d) Acil durum hazırlık bilgilerinin çalışanlara e-posta, çalışanların el kılavuzu, haber ve duyuru mektupları yoluyla dağıtım fırsatları var mı? e) Ne tip güvenlik posterleri ve diğer görünür hatırlatma panoları yardımcı olabilir? f) Personel acil durumlarda ne yapmaları gerektiğini biliyor mu? g) Planı güncellemek ve değerlendirmekle organizasyonun her seviyesinin nasıl ilgilenmesi ilişkilendirilmesi sağlanacak? C. EĞİTİM, EGSERSİZ, TATBİKAT YAPMAK Tesiste, kurumda, binada çalışan yada ziyaret eden herkes bir çeşit eğitime tabi tutulmalıdır. Bu acil durumlara müdahale edenlerin ekipman kullanımıyla ilgili teknik eğitimini, prosedürleri gözden geçirmek için çalışanlarla tartışma toplantılarını içerebilir. Aşağıdakiler eğitim planı geliştirmek için temel hususlardır. 1. Planlama Hususları Eğitim planı geliştirmek için sorumluluklar saptayınız. Planda belirlenen acil durum müdahale rolleri içinde yönetici, çalışan, ziyaretçi, müteahhit için eğitim ve bilgi ihtiyacını göz önüne alınız. 12 aylık dönemde aşağıdakileri saptayınız: a) Kim eğitilecek? b) Eğitimi kim yapacak? c) Hangi eğitim aktivitesi kullanılacak? d) Her toplantı nerede ve ne zaman olacak? e) Toplantı nasıl değerlendirilecek ve belgelenecek? Bu belge eklerinde bulunan eğitim egzersiz ve tatbikatları, egzersiz grafiklerini eğitim aktivitelerinin tarihini saptamak için kullanınız yada kendinizinkini yapınız. Eğitim aktivitelerinde sivil toplum kuruluşlarını, müdahalecileri nasıl işin içine sokacağınızı düşünününüz. Her eğitim aktivitesinden sonra değerlendirme yapınız. Değerlendirme sürecine hem personeli hem de müdahalecileri gönüllüleri katınız. 2. Eğitim faaliyeti Eğitimler bir çok formda olabilir: A. Oryantasyon ve Eğitim toplantıları – Bunlar ihtiyaçları ve sorunları saptamak ve sorulara yanıt bulmak, bilgi vermek için düzenli tartışma toplantılarıdır. B. Masaüstü tatbikat – Acil durum senaryolarına kişilerin nasıl tepki vereceklerini görmek, sorumluluklarını tartışmak için konferans odasında bir araya gelen acil durum yönetim gurubu üyeleri katılımıyla yapılır. Eğitim aktivitesini daha fazla talep etmeden önce eksiklik ve karışıklıkları görmek için az maliyetli ve etkili bir yoldur. C. Tatbikata doğru yürüme – Acil durum yönetim grubu ve müdahale takımları aslında kendi acil durum müdahale fonksiyonlarını yerine getirir. Bu aktivite daha fazla kişiyi kapsar ve masaüstü egzersizden biraz daha kapsamlıdır. D. İşlevsel Tatbikatlar – Bu tatbikatlar tıbbi müdahale, acil durum duyurusu, uyarı,ikaz ve haberleşme prosedürleri ve ekipmanları gibi özel işlevleri, aynı zamanda olmasa bile test eder. Personelin sistemleri değerlendirmesi ve problemli alanları saptaması istenir. E. Tahliye Tatbikatı –Bütün personel kontrol edilmek için daha önce belirlenmiş toplanma alanına doğru tahliye rotasını izleyerek ulaşma prosedürlerinin test edildiği tatbikatlardır. Tahliye süresince koridorlarda duman, enkaz ve molozla kapanan merdivenler gibi acil durum esnasında meydana gelebilecek tehlikeler hakkında katılımcıların not almaları bunlara dikkat etmeleri bunların nasıl önlenebileceği üzerinde fikir yürütmeleri istenir. Planlar buna göre değiştirilir. F. Tam kapsamlı Gerçeğe yakın egzersiz – Gerçek bir acil yada afet durumu mümkün olduğunca gerçeğine yakın taklit edilir. Bu egzersiz yönetimi, toplum müdahale organizasyonlarını, çalışanları, tesis, kurum, bina acil durum müdahale personelini kapsar. 3. Çalışanların eğitimi Bütün çalışanlar için genel eğitim şunları içermelidir: a) Bireysel roller ve sorumluluklar b) Tehditler, tehlikeler, koruyucu aksiyonlar hakkında bilgi c) Tebliğ, uyarı, ikaz ve haberleşme prosedürleri d) Acil durumda aile üyelerinin yerini saptama yolları e) Acil durum müdahale prosedürleri f) Tahliye, barınak, sığınak, ve mesuliyet prosedürleri g) Ortak acil durum ekipmanlarının kullanımı ve yerleri h) Acil durum işe ara verme işi tatil etme prosedürleri Hasar görebilirlik analizi esnasında geliştirilen senaryolar eğitim olayları için temel olabilecektir. itfaiye, tehlikeli madde, kurtarma, ilkyardım, servisleri yada takımları olan tesis, kurum, binaların eğitim gereksinimleri için belirli minimum standartlara uyulmalıdır. 4. Planı değerlendirme ve değiştirme En azından yılda bir kez bütün planı denetleyiniz, Planı resmi olarak sayfa sayfa gözden geçiriniz. Bu konuda ele alınacak konular: a) Planı güncellerken ve değerlendirirken tüm yönetim kademelerini işin içine sokabilirsiniz? b) Hasar görebilirlik analizinde problemli alanlar ve kaynak kıtlığı yeterince tanımlanmış mı? c) Plan gerçek olaylardan ve tatbikatlardan alınan dersleri yansıtıyor mu? d) Acil durum yönetim grubu ve acil durum müdahale takımı kendi sorumluluklarını kavramış mı? Yeni üyeler, yeni işe girmiş çalışanlar eğitilmiş mi? e) Tesis,kurum,binanın fiziksel görünümü yerleşimindeki değişiklikler planda yansıtılıyor mu? Yeni tesis,kurum,bina dahil edilmiş mi? f) Tesis,kurum,bina fotoğrafları v diğer kayıtlar güncellenmiş mi? g) Tesis,kurum,bina eğitim amaçlarına erişiyor mu? h) Tesis,kurum,binadaki tehlikeler değişmiş mi? i) Plandaki isim, unvan, telefon numaraları güncel mi? j) Acil durum yönetiminin birleştirilmesi için adımlar atılıyor mu? k) Sivil toplum kuruluşlarına ve resmi gayrı resmi kurumlara plan tanıtılmış mı? l) Planın değerlendirilmesinde işin içine sokulmuşlar mı? Yıllık bir resmi teftiş denetimin yanında, aşağıdaki zamanlarda da planı değerlendiriniz ve değiştiriniz: a) Her eğitim egzersizi ve tatbikatı sonrasında b) Her acil durum sonrasında c) Kişiler veya sorumluluklar değiştiğinde d) Tesis,kurum,binanın fiziksel görünümü yer planı değiştiğinde e) Politika ve prosedürler değiştiğinde f) Planda yapılan değişikliklerle ilgili personele özet bilgi vermeyi hatırla. Hazırlayan, Derleyen : Mehmet H. Bilgitekin, mehmet.bilgitekin@gmail.com Yahyakaptan, F1 Blok, Izmit, Kocaeli.